Năm 2016, Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) ban hành dự thảo hướng dẫn "Data Integrity and Compliance with CGMP" về toàn vẹn dữ liệu (data integrity) trong sản xuất dược phẩm theo CGMP. FDA soạn tài liệu này vì số vi phạm CGMP liên quan đến toàn vẹn dữ liệu được ghi nhận trong các đợt thanh tra ngày càng tăng.
Bài viết này tổng hợp từ fact sheet của Veolia Sievers, chỉ đi qua những mục của dự thảo có liên quan đến phép đo tổng cacbon hữu cơ (TOC), và đối chiếu từng yêu cầu với cách máy phân tích TOC Sievers M9 và phần mềm DataPro2 (DP2) đáp ứng.
Phạm vi của hướng dẫn
Phần I và II (Giới thiệu, Bối cảnh) nêu rõ đây là các khuyến nghị không có tính ràng buộc. Tuy vậy, FDA cũng giải thích lý do ra đời: xu hướng vi phạm toàn vẹn dữ liệu đang tăng, nên cần làm rõ cách hiểu và áp dụng.
Hướng dẫn cũng tách bạch nội dung toàn vẹn dữ liệu khỏi 21 CFR Part 11. Part 11 có phạm vi hẹp, chỉ áp dụng cho hồ sơ điện tử và chữ ký điện tử. Sievers có một fact sheet riêng phân tích cách DataPro2 đáp ứng 21 CFR Part 11.
Phần III của hướng dẫn gồm 18 câu hỏi – trả lời. Các mục dưới đây giữ số mục và số dòng của bản dự thảo để tiện tra cứu.
III.1.a – Toàn vẹn dữ liệu là gì? (dòng 70–75)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| Dữ liệu phải đầy đủ, nhất quán, chính xác và đáp ứng ALCOA: quy được cho người thực hiện (attributable), đọc được (legible), ghi tại thời điểm thực hiện (contemporaneous), là bản gốc hoặc bản sao đúng (original or true copy), và chính xác (accurate). | M9 và DP2 dùng cơ sở dữ liệu bảo mật, audit trail và hệ thống UserID/mật khẩu chặt chẽ, nên mọi thao tác đều gắn với một cá nhân cụ thể. Các mục ghi đều ở dạng người đọc được. Dữ liệu được ghi vào cơ sở dữ liệu theo thời gian thực. Dữ liệu thô, nguyên gốc được lưu trong cơ sở dữ liệu; dữ liệu phản ánh đúng phép đo thô, không qua hậu xử lý. |
Sievers cho biết mức độ đáp ứng ALCOA/ALCOA+ chi tiết hơn sẽ được trình bày trong một fact sheet bổ sung.
III.1.b – Siêu dữ liệu (metadata) là gì? (dòng 75–91)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| Dữ liệu phải được duy trì suốt thời hạn lưu giữ. | M9 và DP2 lưu toàn bộ dữ liệu và metadata trong cơ sở dữ liệu Microsoft SQL. Hệ thống không bao giờ xóa dữ liệu. Người dùng có thể lưu trữ (archive) và cất các file lưu trữ ở nơi an toàn. Sau đó có thể mở xem file lưu trữ ở chế độ chỉ đọc trên chính hệ thống đã tạo ra nó. |
| Metadata và mối liên hệ của chúng với dữ liệu phải được bảo toàn một cách an toàn và truy xuất được. | Metadata được lưu cùng dữ liệu thô gốc trong cùng một cơ sở dữ liệu bảo mật, bảo đảm an toàn và khả năng truy vết về dữ liệu gốc. |
III.1.c – Audit trail là gì? (dòng 93–111)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| Audit trail điện tử cho phép dựng lại các sự kiện liên quan đến việc tạo, sửa hoặc xóa một hồ sơ điện tử. | M9 và DP2 dùng UserID/mật khẩu để ghi lại thời gian, ngày và tên người thực hiện thao tác. Mỗi sự kiện được ghi kèm trạng thái trước/sau tương ứng. Trong đa số trường hợp, người dùng có thể thêm ghi chú. |
III.1.e – FDA hiểu "sao lưu" (backup) như thế nào? (dòng 124–135)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| File sao lưu phải chứa dữ liệu (và metadata) và ở định dạng gốc. | M9 và DP2 tạo file sao lưu bảo mật, là bản sao chính xác của cơ sở dữ liệu đang hoạt động, gồm cả dữ liệu và metadata. File sao lưu (.bak) có định dạng giống hệt, tương thích với Microsoft SQL Server. Không thể chỉnh sửa hay thay đổi file sao lưu dưới bất kỳ hình thức nào. |
III.2 – Khi nào được loại dữ liệu CGMP khỏi việc ra quyết định? (dòng 145–155)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| Mọi dữ liệu phục vụ mục đích CGMP đều phải được lưu giữ. | M9 và DP2 lưu dữ liệu trong thời gian cần thiết. Nhiều đơn vị muốn lưu dữ liệu lâu dài trên máy chủ trung tâm bằng cách dùng bản sao lưu và file lưu trữ. |
| Dữ liệu điện tử phải kèm metadata. | M9 và DP2 ghi metadata ngay tại thời điểm đo vào cơ sở dữ liệu SQL bảo mật. Cơ sở dữ liệu của M9 nằm trên máy; cơ sở dữ liệu của DP2 có thể đặt trên PC cục bộ hoặc ổ mạng. |
| Yêu cầu lưu giữ và xem xét là như nhau, bất kể dữ liệu ở dạng giấy hay điện tử. | Nguồn dữ liệu gốc là điện tử. Có thể xuất bản sao đúng (true copy) ra báo cáo hoặc file xuất khác. Các file này đầy đủ, chính xác, nhất quán và chứa cùng dữ liệu, metadata như bản gốc. |
III.4 – Hạn chế truy cập hệ thống máy tính CGMP như thế nào? (dòng 176–195)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| Chỉ người được phân quyền mới được thay đổi hồ sơ hoặc nhập dữ liệu vào hồ sơ. | M9 và DP2 yêu cầu tài khoản hợp lệ với tổ hợp UserID và mật khẩu duy nhất cho mọi thao tác tạo, sửa hoặc xóa dữ liệu. |
| Hạn chế việc thay đổi tiêu chuẩn chấp nhận, thông số quy trình và phương pháp sản xuất/kiểm nghiệm. | M9 và DP2 có một vai trò riêng để quản lý tài khoản nào được sửa và lưu Phương pháp (Method) và Quy trình (Protocol). |
| Giới hạn quyền thay đổi cài đặt. | M9 và DP2 có thể hạn chế quyền truy cập các cài đặt, ví dụ định dạng ngày giờ. |
| Giới hạn quyền thay đổi dữ liệu. | M9 và DP2 không cho phép thay đổi, chỉnh sửa dữ liệu. Dữ liệu chỉ có thể được tạo mới, hoặc được chuyển khỏi cơ sở dữ liệu đang hoạt động bằng cách lưu trữ (archive); cả hai thao tác đều thuộc vai trò bị hạn chế. Dữ liệu không bao giờ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu đang hoạt động, file lưu trữ hay file sao lưu. |
| Vai trò quản trị hệ thống nên giao cho người độc lập với người chịu trách nhiệm về nội dung hồ sơ. | Vai trò Administrator, như mọi vai trò khác, có thể tùy chỉnh để chỉ có chức năng quản trị, không tham gia vận hành. |
| Quyền thay đổi file và cài đặt nên giao cho người độc lập với người chịu trách nhiệm về nội dung hồ sơ. | Các vai trò có thể tùy chỉnh theo nguyên tắc này; nhân sự được gán vai trò phù hợp để đạt yêu cầu. |
| Duy trì danh sách người được phân quyền và quyền truy cập của họ cho từng hệ thống máy tính CGMP. | M9 và DP2 có danh sách người dùng, tài khoản và vai trò. Danh sách này có thể in hoặc xuất ra PDF. |
III.5 – Vì sao FDA lo ngại việc dùng chung tài khoản đăng nhập? (dòng 197–208)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| Chỉ người được phân quyền mới được thay đổi hồ sơ hoặc nhập dữ liệu vào hồ sơ điện tử. | M9 và DP2 có tài khoản cấu hình được để giới hạn quyền của từng người. Quản trị viên vào menu DataGuard > Access Levels để tùy chỉnh tài khoản và cài đặt. |
| Phải có biện pháp kiểm soát tài liệu để mọi thao tác quy được cho một cá nhân cụ thể. | M9 và DP2 hỗ trợ nhiều tài khoản nên không cần dùng chung. Mỗi người có tài khoản riêng; hệ thống không cho phép trùng tài khoản, trùng tên hay trùng User ID. M9 và DP2 có audit trail đầy đủ, phù hợp với định nghĩa ở mục III.1.c và các quy định khác (ví dụ 21 CFR Part 11.10(e), (k)(2) và 11.30). |
III.9 – Bản sao điện tử có được dùng làm bản tái tạo chính xác của hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử không? (dòng 247–258)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| Bản sao phải giữ nguyên nội dung và ý nghĩa của dữ liệu gốc, kể cả metadata. | M9 và DP2 đưa toàn bộ dữ liệu và metadata vào mọi bản tái tạo và bản sao: file xuất, bản in, bản sao lưu và file lưu trữ cơ sở dữ liệu. |
III.12 – Khi nào dữ liệu điện tử trở thành hồ sơ CGMP? (dòng 304–330)
| Yêu cầu trong hướng dẫn | Cách M9 và DataPro2 đáp ứng |
|---|---|
| Dữ liệu phải được ghi hoặc lưu ngay khi thực hiện. | M9 và DP2 ghi toàn bộ dữ liệu và metadata ngay tại thời điểm đo, kèm dấu thời gian và ngày. |
| Dữ liệu bắt buộc phải tạo và lưu giữ thì không được sửa đổi. | M9 và DP2 không cho phép chỉnh sửa, thay đổi hoặc xóa dữ liệu. |
| Dữ liệu phải được đưa vào kho lưu trữ dài hạn ngay khi kết thúc lần chạy, không đợi đến cuối ngày. | M9 và DP2 không dùng bộ nhớ tạm. Mọi dữ liệu được lưu ngay vào cơ sở dữ liệu SQL bảo mật. |
| Không chấp nhận việc lưu dữ liệu điện tử trong bộ nhớ tạm, theo cách có thể bị can thiệp, trước khi tạo hồ sơ chính thức. | M9 và DP2 tạo hồ sơ chính thức ngay lập tức trong cơ sở dữ liệu SQL bảo mật. Bản sao lưu cơ sở dữ liệu (bản sao đúng) không bao giờ được tạo theo cách cho phép can thiệp. |
Kết luận
Khái niệm toàn vẹn dữ liệu vẫn đang tiếp tục phát triển và còn nhiều trao đổi về cách hiểu. Theo đối chiếu của Sievers, máy phân tích TOC M9 cùng phần mềm DataPro2 có các chức năng tương ứng với những yêu cầu trong dự thảo hướng dẫn của FDA liên quan đến phép đo TOC: lưu dữ liệu và metadata trong cơ sở dữ liệu SQL bảo mật, không cho sửa hoặc xóa dữ liệu, audit trail đầy đủ, tài khoản riêng cho từng người và phân quyền theo vai trò.
Nếu cần trao đổi về việc áp dụng Sievers M9 và DataPro2 cho yêu cầu toàn vẹn dữ liệu tại nhà máy, vui lòng liên hệ Phó Võ Tech để được đội ngũ kỹ sư Hoa Ý hỗ trợ.
Nguồn: tài liệu "FDA's Data Integrity and Compliance with CGMP – TOC Analysis with Sievers M9 TOC Analyzers and DataPro2 Software" của Veolia Water Technologies (Sievers).
